La gestión de archivos es el estudio teórico práctico de los principios y procedimientos concernientes a las funciones de archivos. En una definición más amplia, podemos decir que la gestión de archivos está relacionada con la buena y controlada administración de la información de una organización. Sirve para facilitar el trabajo con la documentación que se produce en la empresa. Cada uno de los involucrados con los documentos del archivo debe saber qué documentos guardar, cuándo, cómo y dónde. Así mismo debe saber donde esta la documentación en el momento de necesitarla.
Nos ayuda a tener accesibilidad y transparencia en la información, además de esto también nos proporciona el intercambio y la reproducción de los recursos, evitando duplicados, información innecesaria o pérdida de la información.